Máy in đa năng (All in One – AIO) có thể giúp mọi công việc kinh doanh của bạn trở nên đơn giản. Hơn nữa, những chiếc máy in AIO này có nhiều tính năng và mức giá khác nhau, đáp ứng nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp.
Trong bài viết này, bạn hãy cùng Trang Nguyễn khám phá các ưu và nhược điểm của máy in đa năng, tìm hiểu các chức năng đặc biệt của dòng máy in văn phòng này trước khi quyết định mua máy in đa năng cho doanh nghiệp của bạn.
MÁY IN ĐA NĂNG LÀ GÌ?
Máy in đa năng là máy in có thể thực hiện nhiều chức năng như in, quét (scan), photocopy và fax tài liệu. Điểm đặc biệt là bạn có thể sử dụng nhiều chức năng trong cùng một lúc, ví dụ, bạn có thể scan khi máy đang in. Một số máy in còn được trang bị tính năng fax, để bạn có thể gửi và nhận tài liệu.
Máy in đa chức năng ngày nay càng trở nên phổ biến và được sử dụng trong nhiều văn phòng, doanh nghiệp lớn nhỏ. Nó có thể thay thế chức năng của nhiều loại thiết bị văn phòng chỉ với một chiếc máy. Đôi khi, những tính năng bạn ít khi dùng tới như fax, nhưng khi cần thì lại tìm không ra, cũng là một chức năng được trang bị trên loại máy in này.
ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM MÁY IN ĐA CHỨC NĂNG
Ưu điểm:
In ấn đa chức năng dễ dàng: Bạn có thể thực hiện mọi công việc liên qua đến in ấn văn phòng như in, copy, scan, fax chỉ với một chiếc máy duy nhất. Chỉ cần một vị trí duy nhất cho mọi công việc, và bạn không phải chạy đến 3-4 chiếc máy khác nhau chỉ để lấy tài liệu in nữa.
Quản lý tài liệu tốt hơn: Vì tất cả mọi việc liên quan đến in ấn đều được xử lý trên một chiếc máy, nên bạn có thể theo dõi và quản lý tài liệu dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể scan một hình ảnh, tài liệu và sau đó in chúng mà không phải thực hiện trên một chiếc máy khác.
Tiết kiệm chi phí: Một ưu điểm khác của máy in đa chức năng là tiết kiệm chi phí so với việc mua nhiều thiết bị cho các tính năng riêng biệt. Vì thế, bạn có thể sử dụng nhiều chức năng hơn mà không phải mất tiền cho từng loại máy khác nhau. Việc bảo trì về lâu dài trên một chiếc máy cũng ít tốn kém hơn là nhiều thiết bị
Tối ưu không gian và điện năng: Máy in đa chức năng chỉ cần một vị trí cố định, là một điểm cộng cho những văn phòng có diện tích hẹp. Hơn nữa, máy chỉ cần một dây điện để cấp nguồn cho toàn thiết bị, đảm bảo máy hoạt động ổn định và giảm lượng điện sử dụng.
Nhược điểm:
Bạn sẽ phải chờ lâu: Tất nhiên, khi chỉ có một chiếc máy để làm mọi việc, thì bạn sẽ phải chờ đợi cho đến lượt sử dụng của mình nếu đang có người…xếp hàng. Nếu có 2 chiếc máy khác nhau, công việc sẽ được tiến hành đồng thời và nhanh hơn.
Ít các tính năng hơn: Máy in đa năng cũng chỉ có một số tính năng cơ bản so với các loại máy chuyên dụng. Ví dụ, máy in đơn năng có thể mang đến cho bạn một số tính năng tiện lợi mà bạn sẽ không tìm thấy trên máy in đa chức năng.
Không có chức năng nào thực sự xuất sắc: Dù sở hữu nhiều chức năng, nhưng không có chức năng nào thực sự nổi bật. Chức năng chính của máy vẫn là in, còn copy, scan hay fax chỉ ở mức trung bình cho nhu cầu sử dụng ít. Một chiếc máy scan có thể quét đến hàng ngàn trang/ngày, nhưng chức năng scan trên máy in thì chỉ đượcvài chục trang/ngày.
“Sự cố” có thể làm trì hoãn công việc: Do tính chất đa chức năng của thiết bị, khi một sự cố xảy ra với máy in đa năng thì có thể khiến các chức năng khác bị lỗi. Ví dụ: nếu hộp mực bị trục trặc, nó có thể làm cho chức năng in, copy, scan không thể hoạt động, và bạn cũng không thể nhận/ gửi fax được.
KẾT LUẬN
Giờ đây, bạn đã biết thêm nhiều thông tin hơn về máy in đa chức năng, ưu và nhược điểm của nó khi sử dụng. Và bước tiếp theo là tìm hiểu các tính năng của máy in đa năng trước khi lựa chọn chiếc máy phù hợp cho nhu cầu của bạn, văn phòng hay doanh nghiệp.
